GEN-B

I. Introduction

1. Ce Code contient toutes les règles et exigences auxquelles le généalogiste successoral doit se conformer en tout temps. Les dispositions de ce Code peuvent être modifiées ou complétées à tout moment par les organes compétents de GEN-B. Toute modification ou complément sera publié sur le site internet de GEN-B. Le Généalogiste en sera informé à l’adresse e-mail qu’il a communiquée à cet effet. Les modifications ou compléments prennent effet 30 jours calendaires après leur publication (sauf si une date ultérieure est expressément mentionnée dans la publication).

2. Le Généalogiste qui ne souhaite plus accepter les dispositions du Code est tenu de cesser immédiatement toute utilisation de sa Carte Professionnelle, de la restituer et de ne plus en aucune manière laisser croire qu’il est membre de GEN-B.

II.Définitions

Dans ce Code, les mots ou expressions écrits avec une majuscule ont la signification indiquée ci-après.

Carte Professionnelle	Signifie la carte délivrée ou à délivrer à l’avenir par GEN-B, attestant que le Généalogiste est membre de GEN-B et s’est engagé à respecter les dispositions du Code.
Code	Signifie le Code Déontologique du Généalogiste en Droit Successoral.
Consommateur(s)	Désigne une personne physique agissant à des fins qui ne relèvent pas de son activité commerciale, industrielle, artisanale ou professionnelle.
Tiers	Désigne toute personne morale ou physique, autre qu’une Autorité.
Les Études Successorales	Désigne la société ou l’association (de fait) dans laquelle au moins deux généalogistes, ou un généalogiste et ses collaborateurs ou assistants, exercent leurs activités professionnelles.
Généalogie Familiale	Désigne la recherche généalogique effectuée par un généalogiste non professionnel en droit successoral, à des fins familiales ou autres, incluant, mais sans s’y limiter, la recherche sur l’origine ou l’historique de biens, la bibliographie, la biographie, l’héraldique, etc.
GEN-B	L’association professionnelle belge des Généalogistes, ayant pris la forme d’une association sans but lucratif, inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro BCE 1016.403.018.
Généalogiste	Désigne toute personne ou entité exerçant en Belgique en tant que généalogiste professionnel en droit successoral.
Mandat	Désigne la confirmation de mission écrite qui a été remise au Généalogiste ou à son Client et/ou aux autres mandants de ce dernier.
Sous-traitant(s)	Désigne toute personne physique ou morale, autre qu’un employé, sur laquelle le Généalogiste fait appel pour l’exécution ou le soutien de ses activités professionnelles.
Client	Désigne, selon le cas, l’autorité publique, l’administration, l’autorité judiciaire, le notaire, l’avocat, la personne morale, l’association ou la personne physique qui, en son nom propre ou au nom et pour le compte d’un tiers, confie une mission au Généalogiste ou sollicite son conseil.
Autorité – Autorités	Désigne le gouvernement fédéral belge, les gouvernements régionaux ou communautaires ainsi que les provinces, ainsi que les ministères, agences, administrations ou instances qui en font partie ou qui y sont rattachés.
Données à caractère personnel	A le sens qui lui est donné à l’article 4, paragraphe 1, du Règlement (UE) 2016/679.
Informations précontractuelles	Désigne les conditions essentielles, notamment en matière de modalités et délais d’exécution, tarifs applicables, facturation, etc., qui s’appliquent aux prestations du Généalogiste.
Discipline	Fait référence à la procédure disciplinaire prévue à l’article 34-36 de ce Code.
Informations Confidentielles	Désigne, quelle que soit leur nature, contenu ou mode de communication ou de mise à disposition, les informations qui : (a) sont reconnaissables par une personne raisonnable et prudente comme étant non accessibles au public et dont le contenu doit être considéré comme confidentiel et ne doit pas être diffusé ; et (b) sont désignées comme confidentielles au moment de leur communication ou mise à disposition, ou immédiatement après.
Loi	Désigne : (i) la législation ou les traités internationaux dont l’application peut être imposée en Belgique ; (ii) la législation de l’UE ayant effet direct sur le territoire belge (règlements européens) ; (iii) la législation belge transposant la législation de l’UE ; (iv) la législation fédérale, régionale et locale en Belgique (y compris les décrets, ordonnances, règlements communaux ou de police) ; (v) tous les règlements ou codes applicables aux activités du Généalogiste ; et (vi) les arrêtés d’exécution adoptés en application des points précédents (i) à (v).
Obligations Légales	Toutes les obligations incombant au Généalogiste découlant de la Loi.

III. Obligations essentielles du généalogiste

III.1. Obligations essentielles
Art. 1
Le Généalogiste exerce sa profession dans le respect de toutes les Obligations Légales.

Art. 2
Le Généalogiste exerce sa profession de manière experte et dans l’intérêt de son Client. Le Généalogiste respecte les principes de dignité, d’intégrité et de probité et s’efforce de représenter la profession de Généalogiste de manière honorable. Le Généalogiste, sous le titre professionnel de « généalogiste en droit successoral », n’exerce que des activités liées à la recherche et au conseil généalogique professionnel (à l’exclusion de la généalogie familiale).

III.2. Indépendance – conflits d’intérêts
Art. 3
Le Généalogiste veille à exercer sa profession de manière indépendante, libre de toute pression d’intérêts personnels ou de tiers.

Art. 4
Le Généalogiste défend au mieux les intérêts de son Client et les place au-dessus de ses propres intérêts ou de ceux de tiers, y compris ceux des Généalogistes ou des Cabinets d’Études Successorales avec lesquels il collabore.

Art. 5
Le Généalogiste veille à ne pas intervenir dans des affaires susceptibles de créer un conflit d’intérêts. Lorsqu’un conflit d’intérêts potentiel survient, le Généalogiste ne peut intervenir dans le dossier concerné que :

(i)S’il a informé par écrit le(s) Client(s) de toutes les circonstances susceptibles de provoquer un conflit d’intérêts et que le(s) Client(s) a(ont) accepté par écrit que le Généalogiste intervienne malgré tout ;

(ii) Dans la mesure où le conflit d’intérêts ne compromet pas les obligations essentielles du Généalogiste, notamment en matière de confidentialité et de protection des Données à caractère personnel ;

(iii) En mettant fin immédiatement à son intervention dès que l’un des Clients en fait la demande. Dans ce dernier cas, le Généalogiste ne pourra plus intervenir pour aucun de ses Clients.

III.3. Confidentialité
Art. 6
Le Généalogiste veille en général à respecter le caractère confidentiel des Informations Confidentielles et à les utiliser uniquement aux fins légitimes pour lesquelles elles ont été mises à disposition.

Art. 7
Le Généalogiste ne divulgue pas publiquement les noms ou autres Données personnelles de son Client sans avoir obtenu au préalable son consentement éclairé.

III.4. Traitement des données personnelles et protection de la vie privée.
Art. 8
Le Généalogiste exerce ses activités professionnelles conformément à toutes les Obligations Légales en matière de traitement des Données personnelles et de protection de la vie privée. Il conclut avec son Client et ses Sous-traitants les contrats légalement requis à cet effet.

Art. 9
Le Généalogiste est particulièrement conscient de la nature particulièrement sensible des informations auxquelles il peut avoir accès dans l’exercice de ses fonctions (notamment en matière de filiation biologique, adoption, dossiers transgenres, etc.). En cas de doute sur les Obligations Légales applicables, il doit obtenir un conseil spécialisé.

IV. Accès à la profession et formation continue

IV.1. Carte professionnelle
Art. 10
Le Généalogiste obtient, pendant sa période d’adhésion, une Carte Professionnelle délivrée par GEN-B. La Carte Professionnelle contient le nom, prénom(s), photo du Généalogiste et son numéro d’adhérent GEN-B. Le Généalogiste est autorisé à s’identifier auprès des Autorités et Tiers à l’aide de cette Carte Professionnelle.

Art. 11
La Carte Professionnelle atteste auprès des Autorités et Tiers que le Généalogiste est membre de GEN-B et qu’il s’est engagé à respecter les dispositions du Code. Le Généalogiste ne doit attribuer aucune autre valeur ou signification à la Carte Professionnelle.

Art. 12
Le Généalogiste accepte que la liste des titulaires de la Carte Professionnelle soit publiée sur le site de GEN-B.

Art. 13
GEN-B peut retirer ou suspendre temporairement ou définitivement la Carte Professionnelle du Généalogiste conformément aux dispositions disciplinaires. Dans ce cas, le Généalogiste cesse immédiatement toute utilisation de sa Carte et la restitue sur demande.

IV.2. Relations avec les clients
Art. 14
Le Généalogiste agit toujours de manière professionnelle, courtoise et correcte avec les (potentiels) Clients. Il fournit des informations correctes et complètes sur ses services et les conditions applicables, notamment en mettant à disposition les Informations Précontractuelles.

Art. 15
Le Généalogiste prend les mesures nécessaires pour identifier correctement son Client et vérifie, dans la mesure du possible, que celui-ci agit de bonne foi et ne poursuit aucun objectif illégal.

Art. 16
Le Généalogiste veille à ne participer en aucune manière à des opérations contraires à la Loi, y compris le blanchiment d’argent, le financement du terrorisme, la fraude (fiscale), les transactions sur des œuvres d’art spoliées (autres que pour les inventorier ou y remédier), etc.

Art. 17
Le Généalogiste respecte toutes les obligations légales relatives aux paiements en espèces, ainsi que toutes les obligations fiscales et sociales applicables à son statut.

IV.3. Relations avec les autorités
Art. 18
Surtout vis-à-vis des Autorités, le Généalogiste s’identifie toujours comme membre de GEN-B et titulaire de la Carte Professionnelle.

Art. 19
Le Généalogiste informe les Autorités, si nécessaire, sur la législation applicable aux activités des généalogistes professionnels, y compris : [énumération de la législation pertinente].

Art. 20
Le Généalogiste ne participe en aucun cas à des actions permettant un accès illégal aux données personnelles. Aucun avantage (cadeaux, argent, avantages en nature, etc.) ne peut être offert aux représentants des Autorités ou à des Tiers pour obtenir des informations personnelles ou autres en violation de la Loi.

IV.4. Relations avec les collègues
Art. 21
Le Généalogiste traite ses Collègues avec courtoisie, esprit de coopération et professionnalisme.

Art. 22
Les Généalogistes ne discutent pas ou ne contestent pas publiquement en présence de leurs Clients ou de Tiers. Ils évitent toute remarque dénigrante et s’abstiennent de propos diffamatoires.

Art. 23
Lorsqu’un dossier implique plusieurs Généalogistes, chacun s’assure que les Clients sont correctement et complètement informés de cette collaboration et de ses implications.

Art. 24
Le Généalogiste s’abstient de tout acte ou omission qui gênerait ou empêcherait la prestation d’un autre Généalogiste sans raison légitime. Il ne contacte pas activement le Client d’un Collègue pour perturber ou modifier négativement le dossier.

V. Exercice de la profession de généalogiste

V.1. Informations précontractuelles
Art. 24
Pendant la phase précontractuelle, le Généalogiste fournit au (potentiel) Client des informations complètes et exactes sur toutes les conditions essentielles applicables à la collaboration, en fournissant de préférence un projet de contrat ou de conditions générales ou particulières.

Art. 25
Surtout vis-à-vis des Consommateurs, le Généalogiste fournit au mieux les Informations Précontractuelles (ex. délai de réflexion) conformément aux Obligations Légales applicables aux transactions avec les Consommateurs.

V.2. Mandat
Art. 26
Le Généalogiste s’assure que chaque dossier dispose d’un Mandat complet, clair et conforme à la législation en vigueur, contenant au moins :

(i) L’identité complète du Client et des autres mandants éventuels ;

(ii) La qualité du Client et des autres mandants éventuels ;

(iii)La base légale, judiciaire ou contractuelle du mandat, avec référence à la législation belge ou étrangère pertinente ;

(iv) Alle vereiste informatie om toe te laten vast te stellen of voldaan is aan alle verplichtingen inzake de verwerking van Persoonsgegevens en bescherming van de persoonlijke levenssfeer.

Toutes les informations nécessaires pour vérifier le respect des obligations en matière de traitement des données personnelles et de protection de la vie privée. Le Généalogiste peut utiliser les modèles et informations fournis par GEN-B, mais reste exclusivement responsable du respect de ses obligations légales.

V.3. Honoraires et frais
Art. 27
Le Généalogiste fixe librement ses honoraires et frais, à condition d’avoir informé le Client au préalable, par écrit, de manière complète et transparente, sur le système d’honoraires ou de frais appliqué (forfait, tarif horaire, rémunération au succès, etc.), les tarifs, la fréquence de facturation, les délais de paiement, les conditions applicables et les documents justificatifs accessibles au Client.

Art. 28
Le Généalogiste ne fait appel à des Sous-traitants qu’après avoir obtenu l’autorisation du Client et fourni les informations prévues à l’article précédent.

Art. 29
Le Généalogiste fournit au Client, au moins une fois par an sauf accord contraire, un récapitulatif des prestations et frais engagés, ainsi qu’une estimation des montants restant à facturer. Il informe immédiatement le Client si ces montants risquent d’augmenter plus rapidement que prévu.

VI. Organisation du cabinet

VI.1. Cabinet et succursales
Art. 30
Le Généalogiste mentionne sur son site et sa correspondance ses coordonnées professionnelles complètes, y compris adresse, numéro de TVA et BCE, et l’adresse e-mail de contact. Il indique qu’il est membre de GEN-B, son numéro d’adhésion et son engagement à respecter le Code, avec un lien vers le site de GEN-B.

VI.2. Collaboration avec d’autres cabinets
Art. 31
Le Généalogiste peut librement établir des collaborations ad hoc ou structurelles avec ses Collègues.

VI.3. Gestion des fonds de tiers
Art. 32
Le Généalogiste veille, lorsqu’il reçoit des fonds en qualité de mandataire, à disposer des instruments nécessaires pour identifier ces fonds dossier par dossier et héritier par héritier. Il ne mélange jamais les fonds des Tiers avec ses finances personnelles et utilise un compte séparé (« compte tiers »).

Art. 33
Le Généalogiste informe immédiatement par écrit le Client de la réception des fonds et veille à leur transfert rapide.

VI.4. Assurance responsabilité professionnelle
Art. 33
Le Généalogiste informe le Client de l’existence de son assurance responsabilité professionnelle, de la compagnie et du montant assuré.

VII. Discipline

Art. 34
Le Généalogiste accepte qu’il puisse être exclu de GEN-B sur proposition du conseil d’administration ou sur demande d’un autre Généalogiste pour raison légitime ou en cas de violation grave du Code, de la Loi ou des statuts de GEN-B.

Art. 35
Seule l’assemblée générale de GEN-B peut décider de l’exclusion d’un Généalogiste. La décision doit être inscrite à l’ordre du jour. Le Généalogiste concerné doit être entendu et peut être assisté d’un avocat. Il peut également présenter ses observations par écrit.

Art. 36
Aucune voie de recours n’est possible contre la décision de l’assemblée générale conformément à l’article 35.