GEN-B

I. Inleiding

1. Deze Code bevat alle regels en vereisten waaraan de Genealoog ten allen tijde aan dient te voldoen. De bepalingen van deze Code kunnen ten allen tijde worden aangepast en aangevuld door de bevoegde organen van GEN-B. Elke aanpassing of aanvulling wordt gepubliceerd op de website van GEN-B. De Genealoog wordt hiervan verwittigd op het e-mailadres dat hij daartoe heeft opgegeven. Aanpassingen of aanvullingen zijn tegenstelbaar door de loutere publicatie ervan op de website van GEN-B en worden van kracht 30 kalenderdagen na het ogenblik van publicatie (tenzij uitdrukkelijk een latere datum wordt vermeld in de publicatie).

2. De Genealoog die de bepalingen van de Code niet (langer) wenst te aanvaarden, is ertoe gehouden om onmiddellijk elk gebruik van zijn Beroepskaart te staken, deze in te leveren en op geen enkele wijze nog de indruk te wekken dat hij lid is van GEN-B.

II.Definities

In deze Code hebben de met hoofdletter geschreven woorden of uitdrukkingen de hierna vermelde betekenis.

Beroepskaart	Betekent de door GEN-B verstrekte of in de toekomst te verstrekken kaart waaruit blijkt dat de Genealoog lid is van GEN-B en zich ertoe heeft verbonden om de bepalingen van de Code na te leven.
Code	Betekent deze Deontologische Code van de Erfrechtelijke Genealoog.
Consument(en)	Betekent een natuurlijke persoon die handelt voor doeleinden die buiten zijn of haar handels-, bedrijfs-, ambachts- of beroepsactiviteit vallen.
Derde(n)	Betekent elke rechtspersoon of natuurlijke persoon, anders dan een Overheid.
Erfrechtelijke Onderzoeksbureau(s)	Betekent de vennootschap of (feitelijke) vereniging waarin minstens twee Genealogen dan wel één Genealoog en diens medewerkers of hulppersonen hun/zijn professionele activiteiten ontwikkelen.
Familiale Genealogie	Betekent genealogisch onderzoek door een niet-professioneel erfrechtelijk genealoog, voor familiale doeleinden of andere doeleinde, inclusief doch niet beperkt toe het onderzoek naar de oorsprong of historiek van goederen, bibliografie, biografie, heraldiek etc..
GEN-B	De Belgische beroepsvereniging van Genealogen die de vorm heeft aangenomen van een vereniging zonder winstoogmerk, in de Kruispuntbank voor Ondernemingen ingeschreven onder KBO nr. 1016.403.018.
Genealoog	Betekent elke persoon of entiteit die binnen België actief is als professioneel erfrechtelijk genealoog.
Mandaat	Betekent de geschreven opdrachtbevestiging die werd verstrekt aan de Genealoog dan wel aan diens Opdrachtgever en/of diens verdere mandanten.
Onderaannemer(s)	Betekent elke natuurlijke of rechtspersoon, andere dan een werknemer, waarop de Genealoog beroep doet ter uitvoering of ondersteuning van zijn of haar professionele activiteiten.
Opdrachtgever	Betekent, al naar gelang het geval, de overheid, administratie, rechterlijke autoriteit, notaris, advocaat, rechtspersoon, vereniging of natuurlijke persoon die, hetzij in eigen naam, hetzij in naam en voor rekening van een derde, een opdracht geeft aan of advies vraagt van de Genealoog.
Overheid - Overheden	Betekent de Belgische federale overheid, de gewestelijke of gemeenschappelijke overheden en provincies alsook de ministeries, agentschappen, administraties of besturen die hier deel van uitmaken of daaraan zijn verbonden.
Persoonsgegevens	Heeft de betekenis die daaraan wordt gegeven in artikel 4, 1 van de Verordening (EU) 2016/679.
Precontractuele Informatie	Betekent de essentiële voorwaarden, o.a. op het vlak van uitvoeringswijze en -termijn, toepasselijke tarieven, facturatie, enz. die op de dienstverlening van de Genealoog van toepassing zijn.
Tucht	Verwijst naar de tuchtprocedure voorzien in de artikelen 34-36 van deze Code.
Vertrouwelijke Informatie	Betekent, ongeacht de aard, inhoud of wijze van mededeling of beschikbaarstelling ervan, informatie die: (a) voor een redelijk en omzichtig handelend persoon herkenbaar is als informatie die niet publiek beschikbaar is en waarvan mag worden aangenomen dat de inhoud ervan vertrouwelijk dient te worden behandeld en niet verder mag worden verspreid; en (b) informatie die, hetzij op het ogenblik van mededeling of beschikbaarstelling dan wel zo kort mogelijk daarop volgend, werd aangeduid als zijnde confidentieel van aard.
Wet	Betekent: (i) internationale wetgeving of verdragen waarvan de toepassing in België kan worden afgedwongen, (ii) de EU wetgeving met rechtstreekse uitwerking op het Belgische grondgebied (Europese verordeningen), (iii) de Belgische wetgeving ter transpositie van EU wetgeving, (iv) de federale, regionale en lokale wetgeving binnen België (incl. decreten, ordonnanties, gemeentelijke- of politiereglementen), (v) alle reglementen of codes die op de activiteiten van de Genealoog van toepassing zijn en (vi) de uitvoeringsbesluiten uitgevaardigd in toepassing van de voorgaande punten (i) t.e.m. (v).
Wettelijke Verplichtingen	Alle verplichtingen die voor de Genealoog voortkomen uit de Wet.

III. Essentiële plichten van de genealoog

III.1. Essentiële plichten
Art. 1
De Genealoog oefent zijn beroep uit met eerbiediging van alle Wettelijke Verplichtingen.

Art. 2
De Genealoog oefent zijn beroep op deskundige wijze uit en in het belang van zijn Opdrachtgever. De Genealoog eerbiedigt de beginselen van waardigheid, rechtschapenheid en kiesheid en spant zich in om het beroep van Genealoog op een eervolle wijze te vertegenwoordigen. De Genealoog oefent onder de beroepstitel van “erfrechtelijk genealoog” enkel activiteiten uit die betrekking hebben op professioneel genealogisch onderzoek en -adviesverlening (met uitsluiting van Familiale Genealogie).

III.2. Onafhankelijkheid - belangenconflicten
Art. 3
De Genealoog waakt er over dat hij in de uitoefening van zijn beroep onafhankelijk kan optreden, vrij van de druk van eigenbelangen of deze van derden.

Art. 4
De Genealoog behartigt zo goed mogelijk de belangen van zijn Opdrachtgever en stelt deze boven het eigenbelang of de belangen van derden, inclusief deze van de Genealogen of Erfrechtelijke Onderzoeksbureaus waarmee hij een samenwerking heeft.

Art. 5
De Genealoog waakt er over niet op te treden in zaken wanneer dat aanleiding kan geven tot een belangenconflict in zijn hoofde. De Genealoog die wordt geconfronteerd met een mogelijke belangenconflict kan enkel optreden in het betreffende dossier:

(i) Indien hij de betreffende Opdrachtgever(s) schriftelijk en volledig heeft ingelicht over de omstandigheden die in zijn hoofde een belangenconflict kunnen veroorzaken en voor zover de Opdrachtgever(s) schriftelijk aanvaard(t)(en) dat de Genealoog alsnog in het dossier optreedt;

(ii) Voor zover het belangenconflict de essentiële verplichtingen van de Genealoog, o.a. inclusief deze op het vlak van vertrouwelijkheid en bescherming van Persoonsgegevens, niet in het gedrang brengt;

(iii) Hij alsnog onmiddellijk een einde stelt aan zijn tussenkomst van zodra minstens één van de Opdrachtgevers daarom verzoekt. In dit laatste geval mag de Genealoog voor geen enkele van zijn Opdrachtgevers nog verder optreden.

III.3. Vertrouwelijkheid
Art. 6
De Genealoog waakt er in het algemeen over het vertrouwelijk karakter van Vertrouwelijke Informatie te respecteren en deze enkel aan te wenden voor het legitieme doel waarvoor deze ter beschikking werd gesteld.

Art. 7
De Genealoog maakt geen publiek gebruik van de namen of andere Persoonsgegevens van zijn Opdrachtgever zonder de voorafgaande geïnformeerde toestemming van deze laatste te hebben bekomen.

III.4. Verwerking van persoonsgegevens en bescherming van het privé leven.
Art. 8
De Genealoog oefent zijn beroepswerkzaamheden uit in overeenstemming met alle Wettelijke Verplichtingen inzake verwerking van Persoonsgegevens en bescherming van het privéleven. De Genealoog sluit dienaangaande met zijn Opdrachtgever en zijn Onderaannemes de Wettelijk vereiste overeenkomsten af.

Art. 9
De Genealoog is zich in het bijzonder bewust van het bijzonder gevoelige karakter van de informatie waartoe hij in de uitvoering van zijn werkzaamheden toegang kan krijgen (o.a. inzake biologische afstamming, adoptie, transgenderdossiers, etc.). Indien er enige twijfel bestaat over de Wettelijke verplichtingen waaraan de Genealoog in dit verband is onderworpen, is deze ertoe gehouden terzake gespecialiseerd advies in te winnen.

IV. Toegang tot het beroep en permanente vorming

IV.1. Beroepskaart
Art. 10
De Genealoog bekomt, gedurende de periode van zijn aansluiting als lid, een door GEN-B verstrekte Beroepskaart. De Beroepskaart bevat de naam, voorna(a)men, foto van de Genealoog en zijn GEN-B lidnummer. De Genealoog is gerechtigd zich gedurende zijn beroepsuitoefening ten aanzien van Overheden en Derden te identificeren aan de hand van zijn Beroepskaart.

Art. 11
De Beroepskaart bevestigt aan Overheden en Derden dat de Genealoog aangesloten is bij GEN-B en dat hij de verbintenis is aangegaan om de bepalingen van de Code na te leven. De Genealoog zal aan de Beroepskaart geen enkele andere waarde of betekenis koppelen ten overstaan van Overheden of Derden.

Art. 12
De Genealoog aanvaardt dat de lijst van Beroepskaarthouder op de website van GEN-B wordt gepubliceerd.

Art. 13
GEN-B is gerechtigd om de Beroepskaart van de Genealoog tijdelijk of definitief in te trekken of te schorsen overeenkomstig de bepalingen inzake Tucht. In voorkomend geval zal de Genealoog onmiddellijk elk gebruik van zijn Beroepskaart staken. Hij zal deze bovendien op eerste verzoek van GEN-B in origineel terugbezorgen.

IV.2. Relaties ten aanzien van opdrachtgevers
Art. 14
De Genealoog handelt in zijn contacten met (potentiële) Opdrachtgevers steeds professioneel, beleefd en voornaam. Hij geeft aan (potentiële) Opdrachtgevers correcte en volledige informatie over zijn dienstverlening en de voorwaarden die hierop van toepassing zijn, in het bijzonder door het ter beschikking stellen van de Precontractuele Informatie.

Art. 15
De Genealoog neemt de nodige voorzorgen om zijn Opdrachtgever precies te identificeren en gaat in de mate van het mogelijke na of zijn Opdrachtgever te goeder trouw handelt en of deze geen ongeoorloofd doel nastreeft.

Art. 16
De Genealoog waakt er over op geen enkel wijze mee te werken aan met de Wet strijdige verrichtingen, waaronder de medewerking aan het witwassen van gelden, financiering van terrorisme, (fiscale) fraude, transacties inzake gespolieerde kunst (andere dan deze om deze in kaart te brengen of hieraan te verhelpen), enz.

Art. 17
De Genealoog leeft alle Wettelijke beperkingen en verplichtingen inzake de betaling in contanten na alsook alle fiscale en sociaalrechtelijke verplichtingen die op zijn statuut van toepassing zijn.

IV.3. Relaties ten aanzien van overheden
Art. 18
In het bijzonder ten aanzien van Overheden, identificeert de Genealoog zich steeds als een aangeslotene van GEN-B en houder van de Beroepskaart.

Art. 19
De Genealoog wijst de Overheden zo nodig op de Wetgeving van toepassing op de activiteiten van professionele genealogen, waaronder: [opsomming relevante wetgeving, volgt].

Art. 20
De Genealoog werkt in geen geval mee aan enige handeling of systeem waarmee in strijd met de Wetgeving toegang zou worden bekomen tot persoonsgegevens. Aan aangestelden van Overheden noch aan Derden mag in strijd met de Wet enig voordeel (cadeaus, geld, voordelen in natura, etc.) worden aangeboden teneinde de toegang tot Persoonsgegevens of andere informatie te bekomen.

IV.4. Relaties ten aanzien van collega’s
Art. 21
De Genealoog gaat op hoffelijke, collegiale en professionele wijze om met Collega’s.

Art. 22
Genealogen gaan onderling geen discussie of betwisting aan in het bijzijn van hun Opdrachtgever of Derden. Zij laten zich niet publiek laatdunkend over elkaar uit en onthouden zich van elke uitspraak die als lasterlijk zou kunnen worden aanzien.

Art. 23
Indien meerdere Genealogen gezamenlijk optreden in één dossier, dan zorgt elk van hen ervoor dat hun Opdrachtgever(s) correct en volledig is (zijn) geïnformeerd over deze samenwerking en op de implicaties hiervan voor de betrokken Opdrachtgever(s).

Art. 24
De Genealoog onthoudt zich van elk handelen of nalaten dat de dienstverlening van andere Genealogen bewust en zonder legitieme reden bemoeilijkt of onmogelijk maakt. De Genealoog neemt zelf geen actief contact op met de Opdrachtgever van een Collega met als doel de opdracht van deze laatste in een concreet actief dossier te bemoeilijken, te doen stopzetten of de voorwaarden hiervan op voor de betreffende Collega negatieve wijze te wijzigen.

V. Uitoefening van het beroep van genealoog

V.1. Precontractuele informatie
Art. 24
Tijdens de precontractuele fase verschaft de Genealoog aan zijn (potentiële) Opdrachtgever volledige en correcte informatie over alle essentiële voorwaarden die op de samenwerking van toepassing zijn. De Genealoog verschaft bij voorkeur een ontwerp van overeenkomst dan wel van algemene of bijzondere voorwaarden die hij op de samenwerking wenst toe te passen.

Art. 25
In het bijzonder ten aanzien van Consumenten verschaft de Genealoog naar best vermogen Precontractuele Informatie (bv. voor wat betreft een eventuele bedenktermijn) betreffende de voorwaarden die op de samenwerking van toepassing zijn. Deze voorwaarden dienen in overeenstemming te zijn met de Wettelijke Verplichtingen van toepassing op transacties met Consumenten.

V.2. Mandaat
Art. 26
De Genealoog ziet er op toe in elke dossier te beschikken over een volledig, duidelijk en aan de vigerende Wetgeving beantwoordend Mandaat. Dit Mandaat dient minstens volgende informatie te bevatten:

(i) Volledige identiteit van de Opdrachtgever en van de andere mandanten in de eventuele keten van mandaten;

(ii) Hoedanigheid van de Opdrachtgever en van de andere mandanten in de eventuele keten van mandanten;

(iii) De Wettelijke, rechterlijke of contractuele grondslag van het mandaat (bv. wetgeving rond opdracht notaris, rechterlijk bevel, etc.), telkens met verwijzing naar de relevante Belgische of buitenlandse wetgeving.

(iv) Alle vereiste informatie om toe te laten vast te stellen of voldaan is aan alle verplichtingen inzake de verwerking van Persoonsgegevens en bescherming van de persoonlijke levenssfeer.

De Genealoog wordt aangemoedigd om ten behoeve van het bovenstaande gebruik te maken van de modeldocumenten en andere informatie die terzake door GEN-B ter beschikking wordt gesteld doch blijft ten allen tijden exclusief verantwoordelijk voor de naleving van zijn Wettelijke verplichtingen.

V.3. Honoraria en kosten
Art. 27
De Genealoog bepaalt vrij de hoogte en samenstelling van zijn honoraria en kosten, zulks op voorwaarde dat zijn Opdrachtgever hiervan op voorhand schriftelijk, volledig en op transparante wijze werd geïnformeerd. In het bijzonder laat de Genealoog aan zijn Opdrachtgever weten welk ereloonsysteem of systeem van kostenaanrekening hij hanteert of combineert (bv. forfait, uurtarief, succesvergoeding, etc.), welke de toepasselijke tarieven zijn, hoe frequent prestaties worden aangerekend, welke de betalingstermijnen en de toepasselijke (factuur)voorwaarden zijn en tot welke onderliggende stukken (bv. timesheets) de Opdrachtgever al dan niet toegang zal krijgen.

Art. 28
De Genealoog doet slechts beroep op Onderaannemers nadat hij daartoe van zijn Opdrachtgever de toestemming heeft bekomen en voor zover ook m.b.t. deze Onderaannemers de informatie is bezorgd waarnaar werd verwezen in het voorgaande artikel.

Art. 29
De Genealoog verstrekt aan de Opdrachtgever periodiek, tenzij anders afgesproken minstens één keer per jaar, een overzicht van de door hem geleverde prestaties en gemaakte kosten, telkens samen met een inschatting van de nog te factureren bedragen. De Genealoog informeert de Opdrachtgever onverwijld indien hoogte van nog aan te rekenen prestaties of kosten sneller dreigt op te lopen dan de Opdrachtgever redelijkerwijze kan verwachten.

VI. Organisatie van het kantoor

VI.1. Kantoor en bijkantoren
Art. 30
De Genealoog vermeldt op zijn website en correspondentie zijn volledige professionele contactgegevens, inclusief adres, BTW- en KBO nummer en het e-mailadres waarop hij kan worden gecontacteerd. De Genealoog vermeldt, minstens bij zijn contactgegevens, dat hij een aangeslotene is van GEN-B, zijn aansluitingsnummer en de vermelding dat zich ertoe heeft verbonden om de bepalingen van de Code na te leven. Hierbij wordt tevens een verwijzing naar de website van GEN-B opgenomen.

VI.2. Samenwerking met andere kantoren
Art. 31
Het staat de Genealoog vrij om, ad hoc dan wel structureel, samenwerkingen aan te gaan met Collega’s.

VI.3. Beheer van gelden van derden
Art. 32
De Genealoog ziet er op toe dat hij, indien hij gelden ontvangt als gemandateerde van een Opdrachtgever, beschikt over de vereiste beheersinstrumenten voor de identificatie van de betreffende gelden, dossier per dossier, erfgenaam per erfgenaam. De Genealoog vermengt in geen geval gelden toekomend aan Derden met zijn persoonlijke financiën en maakt gebruik van een afgescheiden rekening (“derdenrekening”).

Art. 33
De Genealoog informeert zijn Opdrachtgever onverwijld schriftelijk over de ontvangst van gelden die aan zijn Opdrachtgever toekomen en ziet er op toe dat deze zo snel als mogelijk aan deze laatste worden overgemaakt.

VI.4. Beroepsaansprakelijkheidsverzekering
Art. 33
De Genealoog laat aan zijn Opdrachtgever weten of hij beschikt over een beroepsaansprakelijkheidsverzekering en, in voorkomend geval, bij welke maatschappij en voor welk bedrag hij is verzekerd.

VII. Tucht

Art. 34
De Genealoog aanvaardt dat hij of zij, op voorstel van de raad van bestuur van GEN-B of op verzoek van een andere Genealoog, uit GEN-B kan worden uitgesloten om Wettige reden dan wel in geval van een ernstige overtreding van deze Code, de Wet of de statuten van GEN-B.

Art. 35
Alleen de algemene vergadering van GEN-B is bevoegd om te besluiten tot de uitsluiting van een Genealoog. De beslissing over een mogelijke uitsluiting dient te worden opgenomen in de oproeping. De Genealoog wiens uitsluiting wordt gevraagd, moet worden gehoord op de algemene vergadering en mag zich laten bijstaan door een advocaat. Hij of zij heeft tevens de mogelijkheid zijn opmerkingen schriftelijk en volgens dezelfde modaliteiten vooraf te kennen te geven aan de algemene vergadering, nadat het voorstel tot zijn uitsluiting hem werd meegedeeld.

Art. 36
Tegen de beslissing van de algemene vergadering van GEN-B overeenkomstig artikel 35 is geen hoger beroep mogelijk.